Microsoft Enterprise Agreement verlängern und verhandeln

Das alte Vorgehen richtete sich auf die Preisstufe: Stufe C oder D erreichen, dann folgt der Rabatt. Dieser Hebel ist für Onlinedienste entfallen. Die Mitteilung in Volume Licensing Central hält fest, dass ab dem 1. November 2025 alle Onlinedienste im EA, im Online Services Premium Agreement und im MPSA einen einheitlichen Preis über die Preisstufen A bis D haben. Die Änderung gilt ab der nächsten Verlängerung des Kunden oder wenn Sie einen Onlinedienst kaufen, der noch nicht auf Ihrer Customer Price Sheet steht. Die Preise für On-Premises-Software bleiben unverändert, ausgenommen sind die Preislisten für US-Regierung und weltweit für Bildung.

Was bleibt, sind fünf Hebel, in der Reihenfolge, in der wir sie einsetzen.

Unser Vorgehen bei einer Verlängerung läuft rückwärts vom Enddatum. Zuerst Lizenzposition und Nutzung, dann Planentscheide (siehe unseren Leitfaden E3 vs. E5), dann das Zurückholen ungenutzter Lizenzen und erst danach der Vertragsvergleich in unserem Leitfaden EA, CSP oder MCA-E.

Der folgende Zeitplan ist unser Arbeitsplan, keine Vorgabe von Microsoft. Microsofts eigene Fristen kommen später, etwa die Jahresbestellungen und das Ablaufdatum, und sie sind starr. Die früheren Schritte legen Sie selbst fest, und dort liegt der grösste Teil des Werts.

Zwei Anmerkungen zur Tabelle. Erstens kommt die Nutzungsanalyse vor der Offerte. Eine Offerte auf Basis der Mengen des Vorjahres schreibt die Verschwendung des Vorjahres fest. Zweitens fragen Sie früh, ob die Verlängerung überhaupt als EA angeboten wird. Eine Verlängerung als EA ist nicht garantiert: Microsoft entscheidet bei der Verlängerung, was es anbietet, und wir sehen direkte Cloud-only-Kunden, die auf MCA-E oder CSP verwiesen werden. Planen Sie nicht mit einer Verlängerung, die Sie nicht schriftlich bestätigt haben.

Die Änderung der Preisstufen ist oben beschrieben. Die zweite Änderung steht in Microsofts Partnermitteilungen vom November 2025: die Rückkehr der Enterprise-Suiten von Microsoft 365 und Office 365 mit Teams neben den Suiten ohne Teams, mit angepassten Preisen für die Suiten ohne Teams. Für eine Verlängerung heisst das eine Entscheidung mehr je Benutzergruppe: mit oder ohne Teams. Die beiden Varianten haben unterschiedliche Listenpreise, die Sie in unserer Preisübersicht nebeneinander sehen.

Eine dritte, leisere Änderung: Microsoft hat 2025 den EA-Vertragssatz aktualisiert (Vorlagen in Version 2026.1), darunter die Abschnitte zu Reduktionen von Subscription-Lizenzen, zum True-up und zur Jahresbestellung sowie zu Verlängerungsoptionen. Lesen Sie den Enrollment-Wortlaut, den Sie unterzeichnen sollen. Nehmen Sie nicht an, er entspreche dem von vor drei Jahren.

Die Folge für die Verhandlung ist klar. Der automatische Volumenrabatt, der für viele EAs bei Microsoft 365 den Ausschlag gab, steht niemandem mehr standardmässig zu. Übrig bleiben der Preisschutz über die Laufzeit und das, was Ihr Account-Team über die Liste hinaus verhandeln will.

Microsofts Hinweise zu Coverage-Zeiträumen nennen als Beispiel ein Enrollment mit Start am 15. Januar 2019: Das True-up für Jahr 1 wird 60 bis 30 Tage vor dem 15. Januar 2020 eingereicht, mit einem Nutzungsdatum spätestens am 1. Januar 2020. Die Bestellung für Jahr 3 geht 30 bis 0 Tage vor Ablauf ein. Dieselbe Seite hält fest, dass bei EA-Verträgen eine Verlängerung nur verarbeitet wird, wenn True-up oder Zero-Usage-Bestellungen für alle drei Jahre vorliegen.

Daraus folgen zwei Dinge für die Verlängerung. Ein verpasstes True-up blockiert, es ist keine Fussnote. Prüfen Sie die Historie des Enrollments deshalb früh. Und der Jahrestag ist der Zeitpunkt, an dem Sie Mengen innerhalb der laufenden Laufzeit noch ändern können. Wenn Sie wissen, dass die nächste Laufzeit kleiner wird, lohnt es sich, die Reduktion am letzten Jahrestag im richtigen Fenster zu nutzen, statt Überschuss ins letzte Jahr mitzuschleppen.

Kennen Sie die Untergrenzen, bevor Sie eine Reduktion planen. In einem Enterprise Enrollment (EA) gilt: Bei unternehmensweiten Produkten darf eine Reduktion zum Jahrestag nicht unter die Menge im Product Selection Form plus frühere True-ups fallen. Upfront bezahlte Subscription-Lizenzen lassen sich nicht reduzieren, und nur Additional Products lassen sich frei reduzieren. Im Enterprise Subscription Enrollment (EAS) lässt sich der unternehmensweite Bestand während der Laufzeit gar nicht reduzieren. Die Vorlagen werden regelmässig überarbeitet. Lesen Sie deshalb den Reduktionsabschnitt Ihres eigenen Enrollments und lassen Sie sich die Untergrenze von Ihrem Partner schriftlich bestätigen, bevor Sie intern eine Zahl zusagen.

Das True-up hängt auch mit dem Auditrisiko zusammen. Eine nie gemeldete Menge ist der Ausgangspunkt der meisten Lizenzstreitigkeiten, und unser Leitfaden zu Lizenzaudits zeigt, wie das aussieht. Klären Sie das True-up, bevor Sie verhandeln, damit die Verhandlung von einer sauberen Lage ausgeht.

Microsofts Hinweise zur fristgerechten Verlängerung definieren fristgerecht als Verlängerung oder Erweiterung am oder vor dem Ablaufdatum. Jede Verlängerungsofferte trägt eine Klausel: Wird der Vertrag nach dem Ablaufdatum unterzeichnet und die Bestellung danach eingereicht, sinkt der verhandelte Gesamtrabatt um mindestens drei Prozentpunkte. Die Regel gilt für kommerzielle EA-, EAS- und SCE-Verträge mit verhandeltem Rabatt und schliesst Verträge zum Listenpreis, öffentliche Hand, Bildung, Non-Profit sowie Verträge aus, die für den Wechsel ins New-Commerce-Modell vorgesehen sind.

Onlinedienste haben einen eigenen Mechanismus. Beim Extended-Period-Term-Service (EPT) muss ein Kunde, der sich dafür entschieden hat, am Ende der Laufzeit entweder im selben Programm verlängern oder aussteigen, zum Beispiel beim Wechsel zu CSP. Sonst startet der Service. Microsofts Seite erklärt, wie EPT-Rechnungen gutgeschrieben werden, und dass Rechnungen für Monate vor dem Monat der Verarbeitung bei später Verlängerung nicht gutgeschrieben werden.

Für Azure hält die Dokumentation zum Enrollment-Status fest, dass ein Enrollment nach dem Enddatum in eine unbefristete Verlängerungsphase geht und zu Retail-Preisen abgerechnet wird, nicht zu Rabattpreisen. Vor dem Enddatum sollte der Enrollment-Administrator entscheiden, ob er mit zusätzlichem Azure-Prepayment verlängert, in ein neues Enrollment überträgt, migriert oder Dienste abschaltet. Betrachten Sie das Ablaufdatum als das Datum, bis zu dem jede dieser Entscheidungen gefallen sein muss.

Microsoft beschreibt den Weg in der Anleitung zur Einrichtung des Abrechnungskontos für das Microsoft Customer Agreement: Ist Ihr direktes EA-Enrollment abgelaufen oder läuft es bald ab, können Sie ein MCA unterzeichnen, um es zu verlängern. Azure-Abonnements wechseln ohne Unterbruch auf das neue Abrechnungskonto, aber die Abrechnungshierarchie ändert sich: Enrollments werden zu Rechnungsprofilen, Abteilungen zu Rechnungsabschnitten, und Konten werden nicht mehr unterstützt. Dieselbe Seite hält fest, dass auslaufende indirekte EAs derzeit nicht mit einem MCA verlängert werden können.

Die Verschiebung der Berechtigung beeinflusst Ihre Verhandlungsposition. Wenn Microsoft oder Ihr Partner signalisiert, dass das EA womöglich nicht angeboten wird, verändern die realistischen Alternativen (MCA-E, CSP) das, was Sie fordern können, weil sie andere Reduktionsrechte und Laufzeiten haben. Unser Vergleich der drei Verträge legt die Unterschiede Punkt für Punkt dar, einschliesslich der Mindestgrösse von 500 Plätzen im EA und des Sieben-Tage-Fensters für die Reduktion von CSP-Abonnements.

Eine Falle sollten Sie vor dem Wechsel prüfen: Software Assurance und die Nutzungsrechte, die am EA hängen. Subscriptions und Software-Assurance-Rechte enden mit dem Enrollment. Listen Sie die Rechte auf, auf die Sie sich stützen, etwa Windows Enterprise oder CAL-Suiten, bevor Sie entscheiden, wohin Microsoft 365 geht.

Zum Support gilt in unserer Praxis: Der technische Support von Microsoft ist ein vom Lizenzkauf getrennter Kauf, und die Preisbasis lohnt eine schriftliche Nachfrage. Fragen Sie, worauf die Supportgebühr berechnet wird, ob sie sich bei einer Reduktion der Lizenzen ändert und an welchem Datum sie sich erneuert. Läuft sie an einem anderen Tag als das EA, laufen die beiden Verhandlungen auseinander, und keine Seite gibt über sie hinweg etwas nach.

Bei Azure ist das Commitment der Teil, der nach der Unterschrift wehtun kann. Ein nicht verbrauchtes Prepayment oder Commitment wird je nach Vertrag belastet oder verfällt, bemessen Sie es also aus tatsächlichen Verbrauchsdaten, nicht aus Budgetehrgeiz. Auf Microsofts Seite zu Azure-EA-Preisen steht, dass bestehende Kunden den tieferen Preis erhalten, wenn die Preise eines Dienstes während der Laufzeit sinken, und dass Ihr Preis bei späteren Erhöhungen nicht über Ihre Preisschutzobergrenze steigt. Das ist der Schutz, den Sie mit der Laufzeit kaufen. Er gilt für Azure-Dienste, prüfen Sie den Wortlaut also für die Onlinedienste, die Sie halten.

Am 15. Januar 2026 hat das Sekretariat der Wettbewerbskommission (WEKO) nach Beschwerden eine Vorabklärung zu den Lizenzpreisen von Microsoft in der Schweiz eröffnet, mit Schwerpunkt Microsoft 365. Sie prüft, ob die Preiserhöhungen auf unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen hindeuten, die eine formelle Untersuchung rechtfertigen würden. Sie ändert keine Pflicht aus Ihrem bestehenden Vertrag. Sie ist Kontext und ein Grund, schriftlich festzuhalten, was Microsoft Ihnen wann angeboten hat.

Praktisch heisst das: Verlangen Sie die Offerte in Ihrer Vertragswährung (CHF oder EUR) mit dem Preis pro SKU, vergleichen Sie sie für die Proportionen mit den Preisen pro Benutzer in unserer Preisübersicht und bewahren Sie die ältere Preisliste auf. Die prozentuale Veränderung überträgt sich besser als ein Dollarbetrag auf ein Budget in CHF oder EUR.