Wie eine Microsoft-Prüfung beginnt, wo Befunde überhöht werden und was in den ersten dreissig Tagen zu tun ist — für Unternehmen in der Schweiz und Europa.
Microsoft Audit Defense bedeutet, eine Lizenzprüfung auf Basis Ihrer Daten, Ihrer vertraglichen Ansprüche und Ihrer Auslegung der Bedingungen zu klären statt auf den Annahmen des Prüfers. Microsoft-Volumenlizenzverträge räumen ein Prüfrecht ein — die Frage ist also selten, ob geprüft wird, sondern ob die resultierende Zahl aus Evidenz entsteht oder aus der ungünstigsten Auslegung der Graubereiche.
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Die meiste Lizenz-Exposition kommt nicht in einem Umschlag mit der Aufschrift Prüfung. Sie kommt als kostenlose Leistung.
Als kostenlose Leistung angeboten: ein Partner nimmt Ihre Umgebung auf und übergibt einen Bericht. Das ist keine formelle Prüfung und hat keine gesetzliche Frist, aber die Zahlen daraus landen bei Microsoft und werden zur Ausgangslage Ihrer nächsten Verlängerung.
Als Migrationsplanung verpackt. Es inventarisiert, was Sie on-premises betreiben, samt Workloads, deren Lizenzlage seit Jahren niemand geprüft hat. Das Inventar ist dasselbe, das eine Prüfung aufbauen würde.
Der echte Fall, gestützt auf die Verification-Klausel Ihres Volumenlizenzvertrags. Es benennt einen unabhängigen Prüfer, meist eine der Big Four, tätig unter einer Geheimhaltungsvereinbarung.
Lizenzbedingungen lassen Auslegungsspielraum. Ein Prüfer, der ihn mit Worst-Case-Annahmen füllt, macht keinen Fehler — er trifft eine Wahl, der Sie widersprechen dürfen.
Windows Server und SQL Server werden über die physischen Kerne des Hosts lizenziert, nicht über die virtuelle Maschine. Ein Prüfer, der ein Cluster vollständig als lizenzpflichtig zählt — weil eine VM sich grundsätzlich überall hin bewegen könnte —, kommt auf eine weit grössere Zahl als einer, der zählt, wo Workloads tatsächlich laufen und was Ihre Affinitätsregeln zulassen.
Wer nie eine Microsoft-Oberfläche öffnet, kann trotzdem eine CAL benötigen, wenn eine zwischengeschaltete Anwendung die Anfrage an einen lizenzierten Server weiterreicht. Wo diese Grenze verläuft, ist eine Auslegung Ihrer Architektur und keine Tatsache, die ein Werkzeug meldet.
Ein Austritt, dessen Konto deaktiviert, aber nie entlizenziert wurde, ist keine Compliance-Lücke. Es ist Verschwendung und gehört in die Kostendiskussion, nicht in den Befund. Berichte, die beides nicht trennen, blähen gleich zwei Zahlen auf.
Rechte ausserhalb der Produktion unterscheiden sich stark nach Produkt und Abonnement. Eine Testumgebung zu Produktionskonditionen zu zählen, ist eine der häufigsten Einzelursachen einer überhöhten Position.
Allen gemeinsam ist: keiner dieser Punkte lässt sich aus einem Werkzeug ablesen. Jeder ist eine Frage zu Ihrer Architektur, Ihren Verträgen oder Ihrer tatsächlichen Nutzung — und jeder ist mit Evidenz beantwortbar, die Sie kontrollieren.
Die Reihenfolge trägt die Information. Was in Woche eins zugestanden wird, lässt sich in Monat vier kaum zurückholen.
Bestätigen, nicht zustimmen
Empfang und vertragliche Grundlage bestätigen. Im selben Schreiben weder Scope noch Werkzeug noch Zeitplan akzeptieren. Alles Weitere wird einfacher, wenn der Scope verhandelt statt übernommen wird.
Zuerst den eigenen Vertrag lesen
Die Verification-Klausel regelt Frist, zulässige Prüfer, Vertraulichkeit und den tatsächlichen Umfang Ihrer Mitwirkung. Ansprüche aus Übernahmen, Übertragungen und Altverträgen stehen in Dokumenten, die der Prüfer nicht hat.
Eigene Position aufbauen, bevor Daten fliessen
Eine selbst erstellte Effective Licence Position ist die einzige Möglichkeit, ihre zu prüfen. Ohne sie ist die erste Zahl auf dem Tisch die des Prüfers, und jede spätere Diskussion verhandelt nur noch nach unten.
Kontrollieren, was das Haus verlässt
Skripte und Inventar-Exporte tragen mehr als Lizenz-Metadaten. Für ein Schweizer Unternehmen ist die Übermittlung identifizierbarer Mitarbeiterdaten an einen Prüfer im Ausland eine eigenständige Datenschutzfrage — zu klären, bevor der Export läuft, nicht danach.
Wir erstellen zuerst die Lizenzposition, damit das Gespräch bei Ihren Zahlen beginnt.