Ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen finden & zurückholen

Microsoft-365-Lizenzen zurückholen heisst, bezahlte, aber ungenutzte Plätze zu entfernen oder herabzustufen. Drei Dinge werden dabei meist unter einem Titel vermischt: Lizenzen ohne Zuweisung, Lizenzen auf ruhenden Konten und Lizenzen auf aktiven Personen, die nichts nutzen, was ihre Stufe rechtfertigt. Sie brauchen unterschiedliche Evidenz und tragen unterschiedlich viel Geld — und keine wird zur Einsparung, wenn die Änderung nicht in das Fenster fällt, in dem die Menge noch reduzierbar ist.

Aktualisiert am 8. Oktober 2026

Drei Arten von Verschwendung

Auf der Rechnung sehen sie gleich aus. Sie brauchen völlig unterschiedliche Evidenz.

Nicht zugewiesen

Gekauft, im Tenant vorhanden, niemandem zugewiesen. Der einzige Fall, der ausser der Lizenzzahl keine Evidenz braucht — und der einzige, über den niemand streitet.

Zugewiesen, aber inaktiv

Eine Lizenz auf einem Konto, das niemand nutzt: ein Austritt, dessen Konto deaktiviert, aber nie entlizenziert wurde, ein Dienstkonto, ein Externer nach Projektende. Braucht Anmelde- und Workload-Evidenz über ein definiertes Fenster.

Zugewiesen, aktiv, überdimensioniert

Der teure Fall, und der, der übersehen wird. Jemand meldet sich täglich an, nutzt Outlook und Teams und hält eine E5. Nach jedem einfachen Mass ist die Person aktiv. Was sie nicht ist: eine E5-Nutzerin.

Warum die letzte Anmeldung täuscht

Das am einfachsten erhebbare Signal ist genau das, welches die teure Kategorie verdeckt.

Signal	Was es zeigt	Was es übersieht
Letzte Anmeldung	Ob das Konto lebt	Alles darüber, welche Dienste genutzt werden. Eine Anmeldung belegt nichts über einen E5-Anspruch.
Aktivität pro Workload	Ob Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive tatsächlich genutzt werden	Die Premium-Komponenten. Man kann alle vier nutzen und trotzdem nichts berühren, was E5 über E3 hinaus bietet.
Nutzung pro Service Plan	Ob die Komponenten, für die Sie extra zahlen, überhaupt genutzt werden	Nichts Entscheidungsrelevantes — auf dieser Ebene muss ein Stufenwechsel begründet werden.

Ein Reclaim-Bericht, der nur auf Anmeldungen beruht, findet die billige Kategorie und erklärt den Erfolg. Die wertvollsten Plätze halten Personen, die unzweifelhaft aktiv sind — und die nie eine einzige Komponente geöffnet haben, für die ihre Stufe bepreist ist.

Die Regel, die entscheidet, ob es zu Geld wird

In der New Commerce Experience lässt sich eine Lizenzmenge nur innerhalb von sieben Tagen nach Kauf, Verlängerung oder Aufstockung reduzieren. Ausserhalb dieses Fensters ist die Menge bis Laufzeitende fix. Diese eine Regel ordnet die ganze Aufgabe neu: Die Arbeit besteht nicht darin, Verschwendung zu entdecken, sondern die Evidenz fertig und freigegeben zu haben, bevor ein seit Monaten bekanntes Verlängerungsdatum eintritt. Eine Umgebung, die zwei Wochen nach der Verlängerung geprüft wird, hat exakt dieselbe Verschwendung gefunden und kann ein Jahr lang nichts davon umsetzen.

Fragen, beantwortet

Wir haben die ungenutzten Lizenzen gefunden. Warum sind die Kosten nicht gesunken?+

Weil Finden nicht Zurückholen ist. In der New Commerce Experience lässt sich eine Lizenzmenge nur innerhalb von sieben Tagen nach Kauf, Verlängerung oder Aufstockung reduzieren. Ausserhalb dieses Fensters ist die Menge für den Rest der Laufzeit fix, egal wie ungenutzt sie ist. Ein Reclaim-Programm ist deshalb ebenso sehr eine Kalenderfrage wie eine Datenfrage — die Evidenz muss vor dem Verlängerungsdatum bereitliegen, nicht danach entstehen.

Was gilt als inaktiv?+

Wählen Sie ein Fenster und wenden Sie es konsequent an: 30, 60 oder 90 Tage sind alle vertretbar, 90 ist am konservativsten. Wichtiger als die Zahl ist, dass Inaktivität über Workloads gemessen wird und nicht nur über die Anmeldung. Wer sich täglich anmeldet und nur Outlook öffnet, ist nach dem einen Mass aktiv und nach dem anderen ein Downgrade-Kandidat.

Können wir das nicht einfach mit PowerShell und Graph skripten?+

Für die nicht zugewiesenen Lizenzen ja, und es ist ein guter erster Schritt. Schwierig wird es dort, wo das Geld liegt: Nutzung pro Service Plan über ein rollierendes Fenster, die Zuordnung von Service-Plan-GUIDs zu den Produkten, die Menschen kennen, über Gruppen vererbte Lizenzen, und der kommerzielle Kontext dessen, was ein Platz in Ihrem Vertrag kostet. Letzteres hat kein Skript, und genau das macht aus einer Liste eine Entscheidung.

Wie viel lässt sich typischerweise zurückholen?+

Über unsere Projekte liegt die durchschnittliche Software-Ersparnis bei rund 30%, aber die Aufteilung ist wichtiger als die Schlagzeile: nicht zugewiesene Plätze sind schnell und unstrittig, Stufenwechsel sind grösser und brauchen Evidenz pro Benutzer, bevor jemand unterschreibt. Eine nie bereinigte Umgebung findet die erste Kategorie sofort und die zweite über einen Verlängerungszyklus.

Ist das Entfernen einer Lizenz riskant?+

Es kann sein, und das Risiko sind Daten, nicht Zugriff. Das Entfernen einer Lizenz startet Aufbewahrungsfristen für das dahinterliegende Postfach und die OneDrive-Inhalte. Die Reihenfolge zählt: bestätigen, dass das Konto wirklich ruht, die Daten regeln (Aufbewahrungsrichtlinie, Archiv oder freigegebenes Postfach) und erst dann den Platz freigeben.

Finding and reclaiming unused Microsoft 365 licences