Microsoft Lizenzberatung Schweiz

Dem Schweizer Markt für Microsoft-Lizenzberatung fehlt es nicht an Namen, aber die Geschäftsmodelle unterscheiden sich in einer Weise, die zählt.

Viele Organisationen brauchen eine Kombination. Die Frage an jeden Anbieter ist dieselbe: Was verdienen Sie, wenn ich weniger Lizenzen kaufe? Wer klar antwortet und ein Modell hat, in dem Ihre Einsparung das Geschäft ist, verdient mehr Vertrauen als jemand, der der Frage ausweicht. Auch der Vertragstyp zählt, deshalb gehört die Wahl zwischen EA, CSP und MCA-E ins erste Gespräch und nicht ins letzte.

Die Arbeit gliedert sich in fünf Tätigkeiten, und wer die erste überspringt, rät nur.

Zwei Microsoft-Regeln zeigen, warum der Zeitpunkt zur Arbeit gehört. Im CSP lässt sich ein New-Commerce-Abonnement nur innerhalb von sieben Tagen nach Kauf oder Verlängerung kündigen oder reduzieren, wie in Microsofts Kündigungsrichtlinie steht. Danach ist die volle Laufzeit geschuldet. Und seit dem 1. April 2025 ist ein monatlicher Abrechnungsplan für ein Jahresabo laut Microsofts Partner-Center-Mitteilung vom März 2025 5 % teurer als die Vorauszahlung. Wer diese Regeln kennt, entscheidet die Menge, bevor das Fenster schliesst, und wählt den Abrechnungsplan bewusst.

Auf der Datenseite gibt es eine Grenze, die man kennen sollte. Letzte Anmeldedaten über Microsoft Graph setzen laut den Hinweisen von Microsoft Learn zu inaktiven Konten eine Entra-ID-Lizenz P1 oder P2 voraus. Die Anmeldung allein sagt zudem wenig darüber, ob ein Benutzer einen Plan braucht. Die Aktivität pro App aus den Nutzungsberichten ist der stärkere Beleg.

Wir schlagen sechs Fragen vor. Sie funktionieren für jeden Anbieter, auch für uns.

1. Wie werden Sie bezahlt, und was passiert mit Ihrem Umsatz, wenn ich weniger kaufe? Unabhängigkeit ist eine Struktur, kein Versprechen.
2. Welchen Zugriff brauchen Sie? Lesezugriff auf den Tenant sollte genügen. Wer für die Analyse Schreibzugriff braucht, hat einen anderen Plan als Analyse.
3. Gilt der Befund pro Benutzer oder pro Unternehmen? Durchschnittswerte überstehen ein Verlängerungsgespräch nicht. Eine namentliche Liste von Lizenzen mit dem Beleg daneben schon.
4. Wer entscheidet? Jede Änderung sollte vorgeschlagen, von Ihnen genehmigt und erst dann vorgenommen werden. Lassen Sie sich diesen Ablauf schriftlich zusichern.
5. Decken Sie neben den Lizenzen auch den Vertrag ab? Vertragswahl und Verlängerungszeitpunkt wiegen oft schwerer als ein Planwechsel.
6. Wo werden meine Daten verarbeitet, und wer sieht sie? Für Schweizer Organisationen ist das eine Frage des revDSG, mehr dazu weiter unten.

Warnzeichen lassen sich leicht aufzählen. Ein Einsparversprechen, bevor Daten gesehen wurden. Ein Bericht als PDF ohne Verantwortlichen für die Massnahmen. Ein Honorar, das steigt, wenn Ihre Ausgaben steigen. Ein Angebot, das mit einem Preisvergleich zwischen Verträgen beginnt, bevor die Menge geklärt ist.

Die Schwachstelle der Erfolgsbeteiligung ist die Basis. Einsparungen gegenüber einem Listenpreis oder gegenüber einer Offerte, die der Anbieter selbst erstellt hat, lassen sich leicht aufblähen. Einsparungen gegenüber dem, was Sie im Vorjahr für dieselben Benutzer bezahlt haben, sind schwer zu bestreiten. Unser eigenes Modell ist erfolgsbasiert oder zum Fixpreis, nach Ihrer Wahl, und wir optimieren nie blind: zuerst die Ausgangslage, dann das Szenario, das am besten zu Ihnen passt.

1. Zugriff und Umfang. Sie gewähren Lesezugriff, und der Anbieter bestätigt Vertragstyp, Verlängerungstermine und die wichtigsten Fragen. Mit einer Plattform dauert dieser Schritt Stunden, nicht Wochen.
2. Analyse. Pro Benutzer: zugewiesene Pläne, Aktivität, Überschneidungen. Pro Vertrag: Bedingungen, Verlängerungstermine, Commitments. Das Ergebnis ist eine Kandidatenliste mit Belegen.
3. Entscheide. Sie prüfen jede Kategorie. Entfernen, herabstufen, behalten. Manche Lizenzen sind bewusst ungenutzt, etwa bei Saisonkräften oder Geschäftsleitung. Das ist Ihr Entscheid, gestützt auf Daten.
4. Umsetzung. Änderungen erfolgen im richtigen Fenster. Im CSP innerhalb von sieben Tagen nach Laufzeitbeginn. Im EA am Jahrestag oder vor der Verlängerung.
5. Verlängerung. Vertragswahl und Verhandlung auf der bereinigten Menge. Hier verdient ein Anbieter mit Vertragskompetenz sein Honorar.
6. Nachverfolgung. Ein Nachweis geplanter und realisierter Einsparungen, damit das Ergebnis nach dem Projekt sichtbar bleibt und neue Überschneidungen auffallen, bevor sie zur Gewohnheit werden.

Die Reihenfolge ist wichtig. Teams, die bei Schritt fünf beginnen, verhandeln einen Rabatt auf Lizenzen, die sie nicht brauchen.

Die Werte unten sind Annahmen für die Rechnung. Sie sind keine Preisliste. Ihr Vertrag, die Währungsliste und der Planmix verändern sie.

Die Struktur des Beispiels ist typisch, auch wenn die Prozentsätze variieren: Der grösste Teil der Einsparung kommt von Lizenzen und Plan-Passung. Die Preisanpassung vom 1. Juli 2026 erhöht den Einsatz, denn jede Lizenz, die Sie behalten, kostet mehr. Unsere Übersicht der Preisänderungen zeigt, um wie viel, und unser Leitfaden zur Kostenoptimierung legt die vier Hebel der Reihe nach dar.

Währung. Microsofts New-Commerce-Preise werden pro Kundenmarkt festgelegt, ein Schweizer Kunde erhält also eine Offerte gegen die Preisliste des Schweizer Marktes. Vergleichen Sie Offerten in Ihrer Vertragswährung (CHF oder EUR) und pro SKU, und nehmen Sie Dollarwerte aus Microsoft-Mitteilungen als Hinweis auf Proportionen.

Datenschutz. Eine Lizenzanalyse liest Benutzernamen, Pläne und Aktivität. Das sind Personendaten. Fragen Sie jeden Anbieter, wo die Daten verarbeitet werden, wer die Unterauftragsverarbeiter sind, wie lange sie aufbewahrt werden und ob der Zugriff schreibgeschützt ist. Wer das nicht in einem Auftragsverarbeitungsvertrag beantworten kann, ist nicht bereit für Ihren Tenant. Für die Bearbeitung gilt das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG).

Wettbewerbsprüfung. Am 15. Januar 2026 hat das Sekretariat der Wettbewerbskommission (WEKO) nach Beschwerden zu Preiserhöhungen bei Microsoft-Lizenzen in der Schweiz eine Vorabklärung eröffnet, mit Schwerpunkt Microsoft 365. Sie prüft, ob die Erhöhungen auf unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen hindeuten, die eine formelle Untersuchung rechtfertigen würden. Die offizielle Mitteilung ist die Quelle. Sie ändert keine Pflicht aus Ihrem Vertrag, ist aber nützlicher Kontext für die Verhandlung und ein Grund, Ihre Preishistorie aufzubewahren.

Wir verbinden drei Dinge. Der Optimization Service deckt Lizenzposition, Rightsizing, Vertragswahl und Verlängerungsverhandlung ab, erfolgsbasiert (keine Einsparung, keine Kosten) oder zum Fixpreis. Die Zation Platform ist eine in der Schweiz gehostete, strikt schreibgeschützte FinOps-Plattform für Microsoft 365 und Azure. Jede Empfehlung durchläuft Skip, Plan, Approve und Realized, damit die Entscheide bei Ihnen bleiben. Und CSP für Organisationen, die über uns einkaufen möchten.

Weil wir auch weiterverkaufen, gilt die Frage vom Anfang dieses Beitrags auch für uns. Unsere Antwort: Der Optimization Service wird auf realisierte Einsparungen oder zu einem Fixpreis bezahlt, und wir beginnen mit Menge und Plan-Passung, nicht mit einer grösseren Bestellung. In über 200 Projekten haben wir die Microsoft-Softwarekosten im Schnitt um rund 30 % gesenkt. Ihr Ergebnis hängt von Ihrer Umgebung ab, und das sagen wir, bevor wir beginnen.