Microsoft 365 Lizenzmanagement-Software im Vergleich

Die Frage wird meist als Produktsuche gestellt. Besser beantwortet man sie als Kategoriewahl, denn die Kategorien unterscheiden sich darin, was sie sehen und wer die Restarbeit macht. Dieser Beitrag vergleicht Kategorien und nennt keinen Mitbewerber. Prüfen Sie jedes Produkt gegen Ihre eigenen Anforderungen und seine aktuelle Dokumentation.

Der Rest des Beitrags geht die Kategorien der Reihe nach durch und legt dann die Kriterien dar, mit denen wir sie vergleichen. Wenn Sie noch klären, was als Verschwendung gilt, beginnen Sie mit unserem Leitfaden zum Finden und Zurückholen ungenutzter Microsoft-365-Lizenzen.

Microsofts Übersicht der Nutzungsberichte und der Bericht Aktive Benutzer beschreiben, was Sie bekommen. Die Aktivität in den Office-Apps steht im separaten Bericht zur Nutzung der Microsoft-365-Apps. Die Tabelle pro Benutzer führt das letzte Aktivitätsdatum je Dienst und ob dafür eine Lizenz zugewiesen ist, und Sie können sie als CSV exportieren. Microsoft hält fest, dass die Daten meist die letzten 24 bis 48 Stunden abdecken und dass das letzte Aktivitätsdatum das jüngste Datum ist, an dem der Benutzer eine absichtliche Aktivität ausgeführt hat, unabhängig vom gewählten Zeitraum.

Vier Grenzen zählen für die Lizenzarbeit.

• Fenster. Trends decken 7, 30, 90 oder 180 Tage ab. Eine Lizenz, die neun Monate ruht, sieht gleich aus wie eine, die sechs Monate ruht, es sei denn, Sie haben die Exporte des Vorjahres gespeichert.
• Datenschutz-Standard. Benutzernamen, Gruppen und Websites sind standardmässig verborgen. Ein Admin muss diese Einstellung umschalten, um zu sehen, wer wer ist.
• Gelöschte Benutzer. Microsoft löscht die Nutzungsdaten eines entfernten Benutzers innerhalb von 30 Tagen, die Historie von Ausgetretenen verschwindet also mit ihnen.
• Kein Urteil. Der Bericht sagt, was geschah. Er sagt nicht, welchen Plan der Benutzer braucht oder was eine Änderung in CHF wert ist.

Für einen ersten Blick sind die Berichte das richtige Werkzeug. Nach unserer Erfahrung tauchen hier die ersten ungenutzten Lizenzen auf. Darüber hinaus verlangen Historie, Planpassung und Kosten pro Benutzer eine andere Kategorie.

Microsofts Übersicht zur Graph-Reports-API führt dieselben Datensätze wie das Admin Center auf, darunter aktive Benutzer in Microsoft 365, App-Nutzung, Teams, OneDrive, Outlook und SharePoint. Der Detailbericht zu aktiven Benutzern liefert eine CSV mit Lizenz-Kennzeichen und letzten Aktivitätsdaten je Dienst pro Benutzer sowie den zugewiesenen Produkten. Mit einem geplanten Skript können Sie ihn monatlich sichern und so die Historie aufbauen, die das Portal nicht führt.

Anmeldedaten stammen aus einer anderen Quelle. Die Hinweise zu inaktiven Konten halten fest, dass der Zugriff auf die letzte erfolgreiche Anmeldung über Microsoft Graph eine Lizenz Entra ID P1 oder P2 voraussetzt und die am wenigsten privilegierte Rolle zum Lesen der Aktivitätsprotokolle Reports Reader ist. Der Zeitstempel der Anmeldung kann bis zu 24 Stunden brauchen, um sich zu aktualisieren. Betrachten Sie ihn nicht als Beweis, dass eine Lizenz gebraucht wird: Ein Benutzer, der sich anmeldet, aber die App, für die ein Plan bezahlt, nie öffnet, hält trotzdem eine überzählige Lizenz.

Die Kosten dieses Wegs liegen nicht in der Lizenz. Jemand schreibt das Skript, behandelt Drosselung, speichert die Daten, definiert, was «ungenutzt» heisst, und baut die Logik um, wenn Microsoft einen Bericht ändert. Und das Ergebnis ist eine Tabelle, kein Entscheidungsablauf. Skripte passen für eine einmalige Analyse oder für Teams mit starker Engineering-Kapazität. Sie passen schlecht, wenn die Lizenzen bei Finanzen oder Einkauf liegen.

Zur Zeile Copilot: Microsofts eigener Nutzungsbericht für Copilot Chat unterstützt derzeit nur Benutzer ohne Microsoft-Copilot-Lizenz und beantwortet daher nicht die Frage, ob ein bezahlter Platz genutzt wird. Prüfen Sie, woher Ihr gewähltes Tool diesen Beleg nimmt. Unser Leitfaden zur Copilot-Lizenzierung geht darauf ein, was ein Platz kostet und wie man die Nutzung misst.

Wir halten diesen Abschnitt bewusst allgemein, weil sich Produkte ändern und wir keine Aussagen über namentlich genannte Mitbewerber machen.

SaaS-Management-Tools für Microsoft 365 gehen meist von einem Inventar der Anwendungen und der Zuweisung von Lizenzen an Personen aus, mit Abläufen für Anträge und Austritte. Sie sind stark, wo Microsoft 365 eine SaaS-Anwendung unter vielen ist. Fragen Sie, wie tief die Plananalyse für Microsoft 365 geht und ob Azure im Umfang liegt.

Multi-Cloud-FinOps-Plattformen gehen von Abrechnungsdaten der Clouds über Anbieter hinweg aus: Allokation, Anomalien, Commitment-Abdeckung. Sie sind stark, wo Azure eine Cloud unter mehreren ist. Fragen Sie, wie sie Microsoft-365-Lizenzen, Vertragstypen und Commitments wie ein Azure-Verbrauchscommitment behandeln.

Auf Microsoft spezialisierte FinOps-Plattformen tauschen Breite gegen Tiefe: die Lizenzierung eines Herstellers, die Cloud eines Herstellers, die Vertragsmechanik eines Herstellers. Sie passen zu Organisationen, deren Ausgaben überwiegend bei Microsoft liegen. Sie sind nicht die richtige Wahl, wenn das Hauptziel die Steuerung von AWS oder Google Cloud ist.

Welche Kategorie auch immer: Drei Fragen trennen ein Dashboard von einem Tool, das Geld spart. Arbeitet es pro Benutzer, kennt es Ihren Vertrag, und unterstützt es den Entscheid zu handeln? Der Reclaim selbst folgt Microsofts Regeln. Im CSP lassen sich Lizenzen zum Beispiel nur innerhalb von sieben Tagen nach Kauf oder Verlängerung reduzieren, ein Befund ist also nur so viel wert wie die Zeit, die zum Handeln bleibt.

Wir nennen die Fakten, die unsere eigene Plattformseite dokumentiert, und nichts über andere Anbieter. Der Zugriff ist strikt schreibgeschützt: Die Plattform verändert Ihre Umgebung nie. Sie richten die Enterprise App mit Lesezugriff ein, der tägliche Abgleich läuft danach von selbst, und nach unserer Erfahrung dauert es von der Einladung bis zu verwertbaren Daten weniger als einen Tag. Die Plattform deckt Microsoft 365, Azure und GreenOps ab und wird in der Schweiz gehostet.

Bei den Lizenzen zeigt sie zugewiesene SKUs, echte Nutzung, Rollenprofile und Kosten pro Benutzer, Abteilung und Standort, einschliesslich Copilot-Plätzen. Sie markiert inaktive und verwaiste Lizenzen, Downgrade-Kandidaten und Doppellizenzierung, etwa eine einzelne Entra-Lizenz bei einem E5-Benutzer. Jede Empfehlung durchläuft den geschlossenen Kreislauf Skip, Plan, Approve und Realized, damit die Governance bei Ihnen bleibt und jede realisierte Einsparung eine Prüfspur hat. Bei Azure folgt sie den drei Phasen Transparenz, Usage und Rate, die unser Leitfaden zu Azure-Kostenoptimierung mit dem richtigen Tool erklärt.

Die Plattform gibt es über den Microsoft Marketplace und in den Service-Stufen Foundation und Professional, je nachdem, wie eng Sie unsere Experten dabei haben möchten. Aktuelle Preise finden Sie im Marketplace-Eintrag oder bei uns auf Anfrage. Wir nennen hier keine Preise, damit keine Zahl auf dieser Seite veralten kann.

Ein Tool kann nicht zwischen EA und CSP wählen, keine Verlängerung verhandeln und Ihnen nicht sagen, dass ein scheinbar inaktiver Benutzer eine Saisonkraft ist, die Sie im März brauchen. Ein Berater ohne Daten rät. Unsere eigene Praxis verbindet beides: Die Plattform liefert die Belege, und der Optimization Service macht daraus Entscheide und Vertragsergebnisse. In über 200 Projekten haben wir die Microsoft-Softwarekosten im Schnitt um rund 30 % gesenkt.

Wenn Sie zuerst den kostenlosen Weg probieren möchten, ist das ein solider Start: Exportieren Sie den Bericht Aktive Benutzer, schalten Sie die Benutzerdetails ein und sortieren Sie nach letzter Aktivität. Die ersten Kandidaten finden Sie in einer Stunde. Wenn Sie Historie, Kosten pro Benutzer oder einen wiederholbaren Ablauf brauchen, wechseln Sie in eine höhere Kategorie.