Microsoft schafft die Grace Period für Online Services endlich ab!
Eine langjährige Praxis im Microsoft Licensing geht zu Ende: die kostenlose Grace Period nach Vertragsablauf. Was für Kunden im Enterprise Agreement (EA) bereits seit einiger Zeit Realität ist, wird nun auch im Cloud Solution Provider (CSP) Programm zur Regel. Microsoft ersetzt die bisherige Kulanzphase durch ein kostenpflichtiges Modell. Das bedeutet ein erhöhtes Kostenrisiko für Unternehmen und die absolute Notwendigkeit eines proaktiven Licence Managements.
Die neue Regelung im CSP ab Mai 2026
Gemäss offizieller Microsoft-Dokumentation wird die im EA bereits bestehende Logik nun auf das CSP-Programm angewendet und tritt für alle Erneuerungen ab dem 4. Mai 2026 in Kraft. Die bisherige Struktur im CSP, bei der das Hauptrisiko der Datenverlust war, wird durch ein Modell ersetzt, das auf das Kostenrisiko fokussiert.
Am Ende einer Subscription-Laufzeit im CSP wird es künftig drei definierte Optionen geben:
1. Erneuern (Auto-Renewal): Die Subscription läuft wie geplant weiter.
2. Kündigen: Der Dienst endet sofort am Ende der Laufzeit. Benutzer verlieren umgehend den Zugriff auf die Services!
a. Was passiert mit den Daten? Die Daten werden nicht sofort gelöscht. Sie gehen in eine 90-tägige Datenaufbewahrungsphase über. Innerhalb dieser Frist können die Daten durch den Kauf neuer, gleichwertiger Lizenzen wiederhergestellt werden. Nach 90 Tagen werden die Daten endgültig gelöscht.
3. Wechsel in den Extended Service Term (EST): Dies ist die neue Standardeinstellung, wenn keine aktive Entscheidung getroffen wird. Sie führt zu:
a. Abrechnung auf Basis der teureren monatlichen SKU. Das bedeutet einen Aufschlag von 20% gegenüber jährlichen Subscriptions.
b. Einen zusätzlichen Aufschlag von 3%.
Der EST kann zu einer potenziellen Kostensteigerung von +23%! führen.
Beispiel: M365 E3 jährlich ≈ $36 → ≈ $44.28 unter EST.
Für ein Unternehmen mit 500 Benutzern bedeutet das eine jährliche Kostensteigerung von $49,680!
Die Situation im Enterprise Agreement (EA): Eine langjährig etablierte Praxis
Für Kunden mit einem Enterprise Agreement ist die Abschaffung der Grace Period nicht neu, sondern etablierte Praxis. Die frühere 30-tägige Grace Period wurde bereits vor einiger Zeit durch den sogenannten «Extended Term» ersetzt. Läuft ein EA heute ohne Erneuerung oder Kündigung aus, hat das unmittelbare finanzielle Folgen:
Automatische monatliche Abrechnung: Die Online Services werden sofort zu deutlich höheren Listenpreisen (Price Level A) abgerechnet.
Zusätzliche Verwaltungsgebühr: Auf diese Kosten kommt eine Gebühr von 3% hinzu.
Ein weiterer kritischer Punkt, der in diesem Zusammenhang oft übersehen wird, ist die Frist für einen Anbieterwechsel. Das Opt-out vom bestehenden Reseller (LSP) muss mindestens 30 Tage vor Vertragsende erfolgen. Wird diese Frist verpasst, kann der Vertrag unter dem Extended Term weiterlaufen.
Was passiert nach einem erfolgreichen Opt-out und EA-Vertragsende?
Selbst wenn der kommerzielle Vertrag beendet ist, schaltet Microsoft die Services nicht sofort ab. Stattdessen beginnt eine technische Übergangsphase, um die Servicekontinuität sicherzustellen und einen nahtlosen Wechsel zu ermöglichen. Ab diesem Moment befindet sich das Unternehmen jedoch in einem nicht konformen Zustand.
Diese Übergangsphase (ca. 30 Tage) hat die folgenden Eigenschaften:
Bestehende Zuweisungen bleiben aktiv: Benutzer mit bereits zugewiesenen Lizenzen können zunächst weiterarbeiten, um eine abrupte Serviceunterbrechung zu vermeiden.
Keine neuen Zuweisungen möglich: Der entscheidende Punkt ist, dass aus diesem abgelaufenen Vertragspool keine Lizenzen mehr an neue oder bisher nicht lizenzierte Mitarbeitende zugewiesen werden können. Der Pool ist für neue Zuweisungen gesperrt.
Wird nicht proaktiv durch den Kauf neuer Lizenzen gehandelt, greift der Standardprozess von Microsoft: Nach rund 30 Tagen werden die Services deaktiviert, das heisst, Benutzer verlieren den Zugriff. Nach weiteren 90 Tagen werden die Daten endgültig gelöscht, und auch die Lizenzen werden aus dem Tenant entfernt.
Die neue Realität im Licence Management: Vier klare Massnahmen
Die Abschaffung der Grace Period macht proaktives Handeln zur Pflicht. Passivität führt direkt in eine Kostenfalle. Mit diesen vier Massnahmen behalten Sie die Kontrolle:
- Prozesse etablieren & Fristen beherrschen: Implementieren Sie einen strategischen Countdown nach der 360-180-90-30-Tage-Regel als festen Zeitplan für alle Vertragserneuerungen. In Kombination mit klar definierten Verantwortlichkeiten verwandeln Sie das reaktive Hinterherjagen von Fristen in einen proaktiv gesteuerten Prozess. Von der frühen Strategie bis zur finalen Umsetzung.
- Komplexität reduzieren & Laufzeiten konsolidieren (Co-Terming): Richten Sie Ihre Subscriptions auf ein einziges, einheitliches Enddatum aus. So entsteht jedes Jahr ein einziger, planbarer Entscheidungszeitpunkt, und teures Stückwerk-Management wird vermieden.
- Kostenverantwortung schaffen (FinOps-Kultur): Stellen Sie sicher, dass die Abteilungen, welche die Lizenzen nutzen, die Kosten verstehen und Verantwortung dafür übernehmen. Transparenz im Verbrauch ist der erste Schritt zu bewussten und effizienten Entscheidungen.
- Eine proaktive Partnerschaft einfordern: Ihr Partner muss mehr sein als ein reiner Bestellabwickler. Bestehen Sie auf proaktiver Beratung zu Fristen, Optimierungspotenzialen und Ihrer gesamten Vertragsstrategie.
Fazit: Microsoft verlagert die Verantwortung vollständig auf den Partner und den Kunden. Die neue Realität erfordert Transparenz, klare Prozesse und strategische Planung, um unnötige Kosten zu vermeiden.