Eine langjährige Praxis im Microsoft-Lizenzmanagement geht zu Ende: die kostenlose Schonfrist (Grace Period) nach dem Auslaufen von Verträgen. Was für Kunden im Enterprise Agreement (EA) schon seit einiger Zeit Realität ist, wird nun auch im Cloud Solution Provider (CSP) Programm zur Regel. Microsoft ersetzt die bisherige Kulanzphase durch ein kostenpflichtiges Modell, was für Unternehmen ein erhöhtes Kostenrisiko und die zwingende Notwendigkeit für proaktives Lizenzmanagement bedeutet.
Basierend auf offizieller Microsoft-Dokumentation wird die im EA bereits etablierte Logik nun auf das CSP-Programm übertragen und wird für alles Renewals ab dem 4. Mai 2026 durchgesetzt. Die bisherige Struktur im CSP, deren Hauptrisiko der Datenverlust war, wird durch ein Modell ersetzt, dessen Fokus auf dem Kostenrisiko liegt.
Am Ende einer Subscription-Laufzeit im CSP gibt es zukünftig drei definierte Optionen:
1. Verlängern (Auto-Renewal): Die Subscription wird wie geplant fortgeführt.
2. Kündigen (Canceln): Der Service endet unmittelbar zum Laufzeitende. Die Benutzer verlieren sofort den Zugriff auf die Dienste!
a. Was passiert mit den Daten? Die Daten werden nicht sofort gelöscht. Sie gehen in eine 90-tägige Phase der reinen Datenaufbewahrung (Data Retention). Innerhalb dieses Zeitraums können die Daten durch den Kauf neuer, gleichwertiger Lizenzen wiederhergestellt werden. Nach Ablauf der 90 Tage werden die Daten endgültig gelöscht.
3. In den Extended Service Term (EST) wechseln: Dies ist die neue Standardeinstellung, wenn keine aktive Entscheidung getroffen wird. Sie führt zu:
a. Abrechnung auf Basis der teureren monatlichen SKU. Das bedeutet 20% Aufschlag gegenüber jährlichen Subscriptions.
b. Einem zusätzlichen Aufschlag von 3 %.
Die EST kann zu einer potenziellen Kostensteigerung von 23 % führen!
Bsp. M365 E3 annual ≈ $36 à ≈ $44.28 unter EST.
Bei einem Unternehmen mit 500 Benutzer bedeutet dies pro Jahr eine Kostensteigerung von $49'680.-!
Für Kunden mit einem Enterprise Agreement ist die Abschaffung der Grace Period keine Neuigkeit, sondern gelebte Praxis. Die frühere 30-tägige Schonfrist wurde bereits vor Längerem durch den sogenannten "Extended Term" ersetzt. Läuft ein EA heute aus, ohne dass eine Verlängerung oder Kündigung vorliegt, hat das unmittelbare finanzielle Konsequenzen:
Automatische monatliche Abrechnung: Die Online Services werden sofort zu deutlich höheren Listenpreisen (Preislevel A) abgerechnet.
Zusätzliche Verwaltungsgebühr: Auf diese Kosten wird eine Gebühr von 3 % aufgeschlagen.
Ein weiterer kritischer Punkt, der in diesem Zusammenhang oft übersehen wird, ist die Frist für einen Vertragswechsel. Das Opt-Out des bestehenden Resellers (LSP) muss zwingend 30 Tage vor Vertragsende erfolgen. Wird diese Frist versäumt, kann der Vertrag unter der Extended Term weitergeführt werden.
Auch wenn der kommerzielle Vertrag beendet ist, schaltet Microsoft die Dienste nicht sofort ab. Stattdessen beginnt eine technische Übergangsphase, um die Service-Kontinuität zu gewährleisten und einen nahtlosen Wechsel zu ermöglichen. Ab diesem Moment befindet sich das Unternehmen jedoch in einem non-compliant Zustand.
Diese Übergangsphase (ca. 30 Tage) hat folgende Merkmale:
Bestehende Zuweisungen bleiben aktiv: Benutzer mit bereits zugewiesenen Lizenzen können zunächst weiterarbeiten, um eine abrupte Dienstunterbrechung zu vermeiden.
Keine neuen Zuweisungen möglich: Der entscheidende Punkt ist, dass aus diesem abgelaufenen Vertragspool keine Lizenzen mehr an neue oder bisher nicht lizenzierte Mitarbeiter zugewiesen werden können. Der Pool ist für Neuzuweisungen gesperrt.
Wird nicht proaktiv durch den Kauf neuer Lizenzen gehandelt, greift der Standardprozess von Microsoft: Nach rund 30 Tagen werden die Dienste deaktiviert, bedeutet dir User verlieren den Zugriff. Nach weiteren 90 Tagen werden die Daten endgültig gelöscht, und auch die Lizenzen verschwinden aus dem Tenant.
Die Abschaffung der Grace Period macht proaktives Handeln zur Pflicht. Passivität führt direkt in die Kostenfalle. Mit diesen vier Maßnahmen behalten Sie die Kontrolle:
Fazit: Microsoft verlagert die Verantwortung vollständig auf den Partner und den Kunden. Die neue Realität erfordert Transparenz, klare Prozesse und strategische Planung, um unnötige Kosten zu vermeiden.
